Le presenti norme hanno lo scopo di stabilire l’ordinamento e disciplinare l’attività dell’Archivio parrocchiale per una retta custodia, nonché per la consultazione e la fotoriproduzione. Esse si prefiggono di integrare le norme contenute nel Codice di Diritto Canonico e quelle emanate dalle competenti autorità in materia di archivi ecclesiastici nel rispetto delle norme concordatarie

Definizione, finalità e sede dell’archivio parrocchiale

L’archivio parrocchiale è la raccolta sistematica di atti e di documenti prodotti e ricevuti dalla parrocchia nell’esplicazione della sua attività pastorale. L’archivio storico costituisce la terza sezione dell’archivio parrocchiale ed è costituito da quella parte di documentazione relativa ad affari esauriti da più di 70 anni, destinata alla conservazione permanente. Solo l’archivio storico, in quanto bene culturale, diventa accessibile agli studiosi, secondo le norme emanate dalle competenti autorità.

L’archivio parrocchiale rappresenta una delle fonti documentarie più importanti per la storia della Chiesa locale, che è mirabilmente intrecciata con quella della diocesi, degli altri enti ecclesiali o politici e delle vicissitudini politiche, economiche, sociali, culturali e religiose. Esso costituisce uno dei luoghi della memoria ecclesiale e pertanto è un bene di notevole interesse culturale e di testimonianza storica, utile a favorire la funzione pratica di assicurare la certezza del diritto.

L’archivio parrocchiale è l’istituzione archivistica preposta alla conservazione, salvaguardia, valorizzazione culturale e quindi alla fruizione degli studiosi che ne facciano richiesta. La sede deve essere situata in ambienti dedicati, idonei, puliti, assolutamente non umidi e chiusi a chiave, appositamente allestiti nella casa canonica (casa parrocchiale) della parrocchia o in altri luoghi idonei e sicuri.

Acquisizione dei documenti

Nella gestione archivistica di un atto si distinguono tre fasi: archivio corrente, archivio di deposito, archivio storico. Nel primo deve essere collocata la documentazione in uso per le necessità dell’ufficio. Nell’archivio di deposito la documentazione non in uso corrente e le pratiche ormai chiuse, ma che non abbiano superato il limite convenzionale di consultabilità (70 anni); qualora si tratti di registri, il limite di consultabilità si intende dalla data dell’ultimo atto o documento registrato. Archivio corrente e archivio di deposito possono essere unificati, ma devono sempre rimanere separati dall’archivio storico. Il deposito nell’archivio storico parrocchiale costituisce la fase finale della vita di un atto. In line ai principio, un atto entra a far parte dell’archivio storico quando, esaurita la propria funzione specifica, ha superato il limite convenzionale alla consultabilità.

Quando non sia possibile disporre di un idoneo archivio di deposito, gli atti possono essere versati nell’archivio storico anche prima del limite stabilito, ma devono restare riservati, fino alla scadenza dei 70 anni.

Quando le condizioni delle parrocchie che li hanno prodotti non sono sicure, è opportuno riunire i rispettivi archivi nella parrocchia di residenza fissa del parroco, mantenendo rigorosamente la divisione dei materiali per le singole parrocchie, da indicare con denominazione.

È possibile, per motivi di conservazione e sicurezza, depositare singoli pezzi archivistici o manoscritti di particolare valore e importanza presso l’Archivio storico diocesano. In tale caso sarà redatta una convenzione avente in allegato un dettagliato inventario del materiale consegnato, che resta sempre di proprietà dell’ente che l’ha prodotto. La donazione di manoscritti o libri antichi, dei quali le parrocchie possono essere beneficiarie, dovranno essere opportunamente registrati, inventariati, catalogati e mantenuti ciascuno nella propria individualità e integrità.

Amministrazione

Il parroco, legale rappresentante della parrocchia, è l’unico responsabile dell’archivio parrocchiale. Si avvale della collaborazione di persone qualificate per le mansioni relative a riordino, inventariazione dei fondi, vigilanza e servizio del pubblico. Dove si ritiene opportuno è possibile usufruire della collaborazione di personale volontario, del quale anche dalla direzione dell’Archivio diocesano sia riconosciuta la qualifica e la preparazione. Tali persone operano sotto la responsabilità del parroco e devono essere fornite di solide competenze e di qualità relazionali per accogliere gli utenti.

L’Archivio diocesano ha il compito di vigilare affinché l’ingente patrimonio culturale custodito negli archivi soggetti alla giurisdizione dell’Ordinario non sia disperso e venga opportunamente valorizzato. A tale fine l’Archivio storico diocesano offre consulenze e supporto tecnico a tutti gli archivi parrocchiali.

da «Frontiera» n.4 del 4 febbraio 2022

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