Gli archivi parrocchiali non hanno il solo scopo della conservazione: i registri, i libri e gli altri documenti custoditi vanno messi a disposizione di quanti ne hanno bisogno per motivi di studio o di ricerca. L’accesso al patrimonio documentale va dunque resa possibile, ma armonizzata con le esigenze di tutela dei depositi, evitando che essi vengano a degradarsi o a disperdersi. Ne consegue la necessità di accompagnare e assistere i richiedenti alla consultazione
L’accesso all’archivio parrocchiale per scopi di ricerca e di studio è libero e regolamentato quanto agli orari di apertura. La consultazione del pubblico deve essere sempre vigilata dal parroco o dai suoi fidati collaboratori.
Non sono ammesse persone minorenni. Il parroco adotterà le prudenti e necessarie cautele per l’ammissione dei richiedenti alla consultazione. Gli studiosi universitari possono svolgere personali ricerche e quindi essere ammessi alla consultazione solo se referenziati con nota scritta del professore che il guida, indicante l’oggetto della ricerca.
L’ammissione degli studiosi alla consultazione dei singoli documenti può essere negata quando, al parere insindacabile del parroco, vi siano pericoli per la conservazione degli stessi. Ai frequentatori dell’archivio parrocchiale potrà essere revocato l’accesso nel caso gli stessi avessero dimostrato di non tenere in sufficiente cura i documenti archivistici e i beni librari antichi loro dati in consultazione oppure contravvenissero alle norme regolamentari dell’archivio.
Ai frequentatori dell’archivio parrocchiale non si permetta di tenere con sé durante la consultazione zaini, borse, cartelline e simili. Sia vietato l’uso di penne e pennarelli di qualsiasi genere e siano consentiti solo carta e matita o l’uso di un computer portatile.
Si consenta la consultazione di una sola busta di registro per volta, controllando che non venga assolutamente alterato l’ordine interno delle carte. Solo dopo che il ricercatore avrà terminato di esaminare una busta o un registro e l’avrà riconsegnato si potrà consegnargli altro materiale.
È fatto assoluto divieto di portare i documenti e i libri fuori dalla sede dell’archivio parrocchiale. Non si diano in prestito i documenti a nessuno, né a laici, né a presbiteri. Sia somma premura del parroco di recuperare i documenti dell’archivio parrocchiale eventualmente finiti presso privati. Solo l’ordinario diocesano, su proposta del responsabile dell’Archivio Storico Diocesano, ha la facoltà di autorizzare il prestito di documenti dell’archivio per mostre o simili, con tutte le opportune cautele di natura giuridica e assicurativa.
Non è permesso al di fuori dei collaboratori del parroco l’accesso diretto o autonomo al materiale archivistico-librario antico conservato presso l’archivio parrocchiale. Gli studiosi autorizzati alla consultazione dei documenti potranno farlo solo alla presenza del parroco o dei suoi collaboratori incaricati.
Servizi di riproduzione
Le esigenze della conservazione sono riconosciute come prioritarie, fermo il giudizio del parroco, rispetto a quelle della riproduzione. La riproduzione di documenti archivistici e di opere del patrimonio librario antico sarà effettuato solo previo rilascio dell’autorizzazione da parte del parroco a seguito di domanda scritta del richiedente.
Le fotoriproduzioni vengono eseguite unicamente da un fotografo che abbia il gradimento del parroco. Il materiale sarà riprodotto unicamente all’interno dell’archivio stesso. Nessun documento deve uscire dall’archivio. Le modalità di fotoriproduzione non devono ledere in alcun modo il documento. Il fotografo e l’utente devono dichiarare per iscritto di non cedere a terzi copia della fotoriproduzione. In caso di pubblicazione, la fotoriproduzione sarà usata unicamente per l’edizione indicata dal richiedente. Nelle didascalie della foto sarà dichiarato il permesso della parrocchia alla riproduzione e saranno tenuti fermi tutti i diritti di possesso morale del proprietario.
da «Frontiera» n.5 del 11 febbraio 2022
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