A volte è necessario riordinare gli archivi: a causa di un periodo di incuria, in seguito ad accorpamenti o all’acquisizione di fondi documentali non ordinati, perché gli archivi vengono spostati di sede. A tal proposito è utile seguire alcune linee guida a garanzia di una buona conservazione dei documenti e della loro fruizione
Individuazione del documento e intervento
L’oggetto dell’intervento archivistico può essere costituito dalla documentazione appartenente a un unico fondo archivistico (ad esempio di una parrocchia); a più fondi archivistici ben identificati (ad esempio un fondo delle confraternite); a un complesso documentario costituito da un diverso numero di fondi, alcuni già identificati, altri di cui si è perso memoria (ad esempio un complesso di fondi parrocchiali costituito dal fondo delle parrocchie soppresse e dal fondo di un’“opera pia”, e che hanno tutti una forte vicinanza “genetica” con le attività svolte dalla parrocchia).
L’individuazione dell’oggetto dell’intervento avviene attraverso la denominazione del fondo o dei fondi, nel caso di complesso di fondi va specificata la denominazione del complesso.
La descrizione dell’oggetto dell’intervento avviene attraverso il rilevamento dei seguenti dati: consistenza, espressa secondo unità di misura più precise possibile; estremi cronologici; denominazione del/dei soggetti produttori; stato di ordinamento del materiale; consultabilità; condizioni di conservazione.
Progettazione del riordino
Stabilito il livello di disordine del fondo è necessario progettare l’attività di riordino, che è operazione molto impegnativa, specie se i fondi da trattare – è il caso di quelli ecclesiastici – hanno un periodo di vita molto ampio e possono avere subìto nel corso del tempo spostamenti e rimaneggiamenti.
Nel caso i fondi disordinati, sprovvisti di segnature sulle unità archivistiche, è necessario provvedere ad un’operazione preliminare di cartellatura a cui far riferimento per l’operazione del riordino, identificazione, segnatura ed estremi cronologici.
Documenti che si devono conservare in archivio
Per dare un’idea dei documenti che si devono conservare negli archivi parrocchiali si indicano i seguenti: pergamene antiche; costituzioni e statuti; contratti cause, ecc.; inventario dei beni mobili e immobili; manoscritti; libri stampati anteriori al 1600; libri e spartiti musicali anteriori al 1800; libri canonici (dei battezzati; dei cresimati; delle prime comunioni; dei matrimoni; dei morti); stato della popolazione (anagrafe); atti di fondazioni e confraternite, statuti, atti di amministrazione parrocchiale (con le pezze d’appoggio); libro dei verbali del consiglio pastorale e del consiglio affari economici; rendiconti annuali presentati alla curia; inventario degli arredi delle chiese; Bollettino ufficiale della Diocesi; circolari vescovili…
I reverendi parroci avranno cura di segnalare al direttore degli Archivi diocesani la disponibilità per il censimento e la catalogazione dell’archivio stabilendo la rispettiva data.
da «Frontiera» n.7 del 25 febbraio 2022
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